كعادته لا ينفك موقع عصري الإلكتروني، الذي يعد بلا منازع المصدر المرموق والموثوق للمحتوى العربي في أبهى وأنقى صوره على الإطلاق، يحتفي بالرواد والمتميزين في المجالات كافة. وها هو اليوم يحافظ على نهجه المعهود ذاك عبر هذا اللقاء الخاص مع الأستاذ صبحي خواتمي، الخبير المتخصص والمدرب المعتمد في مجال إدارة الموارد البشرية.
ينشر صبحي خواتمي مقالات ودراسات حالة، وتجارب شخصية في الموارد البشرية على منصة لينكدإن المهنية. كما يتحدث في المناسبات عن قضايا العمل والتنمية المهنية والموارد. ولقد شارك خبراته تلك في لقاءات كثيرة مع العديد من القنوات الإذاعية والتلفزيونية العربية والتركية.
نستهل لقاءنا المهم هذا مع الأستاذ خواتمي بالسؤال التالي:
مرحبا بك أستاذ صبحي في منصة عصري التي تحتفي بالرواد والمتميزين في كل أنحاء الوطن العربي. هل لك أن تعرف قراء عصري بنفسك أولاً؟
شكراً لمنصة عصري الرائدة والمميزة على هذا اللقاء. يحدوني الأمل أن أتمكن من تسليط الضوء على مواضيع تحظى بأهمية خاصة في مجال تخصصي. ولقد آثرت أن أعرف عن نفسي باقتضاب من خلال مقطع الفيديو الآتي:
منذ متى وأنت تعمل في هذا المجال وما هي الخدمات التي تقدمها؟
أمضيت أكثر من 10 سنوات في اسطنبول عملت خلالها مع العديد من المنظمات والشركات التركية والعربية، وقدمت العديد من الخدمات التي تدور في هذا المجال ومنها:
- تقييم السير الذاتية وتطويرها
- إنشاء السير الذاتية من البداية بأسلوب احترافي
- إعداد خطة محكمة لدخول سوق العمل
- جلسات تحضيرية للنجاح في مقابلات العمل
- تدريب وتطوير فرق العمل
- تحليل بيئات العمل في الشركات والعمل على تطويرها
- إنشاء وتطوير إدارة الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات
هل لك أن تشرح لنا ما هو نظام تتبع طلبات المتقدمين للوظائف؟
نظام تتبع طلبات المتقدمين للوظائف Applicant tracking system (ATS)) هو برنامج يستخدم لدى إدارات الموارد البشرية لتنظيم وفرز المتقدمين للوظائف، ويعد هذا النظام حلاً مهماً للشركات الكبيرة التي تستقبل الكثير من الطلبات للوظائف الشاغرة.
كيف هي آلية عمل نظام تتبع طلبات المتقدمين للوظائف؟
تعتمد أنظمة تتبع طلبات الوظائف على تحليل وتخزين معلومات السيرة الذاتية بطرائق تجعل من السهل الوصول إلى المرشحين المناسبين اعتماداً على الكلمات المفتاحية. يمكن لمسؤولي ومديري التوظيف بعد ذلك البحث في السير الذاتية المخزنة في النظام باستخدام بعض الخصائص المختلفة.
ولا شك أن المتقدم لوظيفة قد تنبه في البداية إلى تلك الأسئلة التي تُعرف عادة باسم “أسئلة الضربة القاضية” (Knockout questions) وهي أسئلة تأتي الإجابات عليها بصورة مربعات تختار منها الأجوبة الصحيحة، أو أسئلة تكون إجابتها قصيرة والغرض منها هو استبعاد السير الذاتية التي لا تتمتع بالإجابة الصحيحة على هذه الأسئلة الأساسية، فإذا أجاب مقدم الطلب عن أي من هذه الأسئلة بشكل غير مرضٍ، فسيتم وضع علامة على السيرة الذاتية أو رفضها تلقائياً بواسطة نظام التتبع. أما عند الإجابة بشكل صحيح، فستصل السيرة الذاتية إلى المرحلة التالية.
ما مزايا نظام تتبع طلبات المتقدمين للوظائف؟
على الرغم من الاختلاف في الآلية الداخلية لعمل كل منها إلا أنها بشكل إجمالي تتمتع بالسمات العامة نفسها وتشترك في المزايا التالية:
- تحليل السيرة الذاتية
- إمكانية البحث من خلال كلمات مفتاحية والمعاملات المنطقية مثل (AND) أو (OR) أو (NOT)
- وأيضاً عوامل التصفية التي تتضمن موقع الباحث عن العمل ومصدر طلبه وتاريخ تقدمه بالطلب
- وفيما إذا كان هذا الشخص قد تمت إحالته من طرف آخر.
هل لك أن تذكر لنا أسماء أهم أنظمة تتبع طلبات المتقدمين للوظائف؟
حالياً هذه هي الأنظمة الأكثر شيوعاً، وكما هو معلوم تظهر أسماء جديدة وتختفي أسماء قديمة في هذا المجال تبعاً للتطورات التقنية واحتياجات سوق العمل ومواكبة هذه الأنظمة لهذه التحولات، وهذه قائمة بأهم أسماء هذه الأنظمة المستخدمة حالياً:
- Workday
- Taleo Recruiting
- Icims
- LinkedIn Recruiter
- Recruiterbox
ما هي النصائح المفيدة لكتابة السيرة الذاتية بطريقة تلائم أنظمة تتبع طلبات المتقدمين للوظائف؟
أود أن أذكر بعضاً من أهم النقاط التي تجب مراعاتها أثناء كتابة وتنسيق السيرة الذاتية، ومن أهمها:
- استخدام نوع خط واحد ومن الأنواع الشهيرة والموجودة على كافة الحواسيب، ما يسهل على النظام ومسؤول التوظيف قراءة وفهم محتويات السيرة الذاتية
- ويفضل عدم الإفراط في استخدام الخطوط المائلة والعريضة
- عدم استخدام الجداول والتعداد النقطي غير القياسي والمصطلحات المهنية أو اختصارات المسميات مثل (MBA) و(CPA) و(PMP)، خاصة إذا كان مسؤول التوظيف يبحث عن المسمى الكامل والكلمة المفتاحية الدقيقة لذلك الاختصار، مثلاً: ماجستير في إدارة الأعمال، محاسب قانوني معتمد، متخصص في إدارة المشاريع
بعد ذلك يأتي اختيار نسق تسلسل المعلومات في السيرة الذاتية، ويوجد 4 أنواع شهيرة وهي:
- السيرة الذاتية ذات التسلسل الزمني (Chronological)
- السيرة الذاتية الوظيفية (أو المعتمدة على المهارات) (Functional)
- السيرة الذاتية الشاملة أو المختلطة (Combination)
- السيرة الذاتية الموجهة لوظيفة معينة (Targeted Resume)
هل توجد ملاحظات مهمة تجب مراعاتها أثناء كتابة السيرة الذاتية الموجهة لوظيفة محددة؟
نعم بكل تأكيد، وهذه أهم النصائح: فصّل سيرتك الذاتية على مقاس الوصف الوظيفي، أي تجب مراعاة كتابة أسماء المهارات والكلمات المفتاحية ضمن السيرة الذاتية كما هي حرفياً في الوصف الوظيفي، ويجب العلم أن معظم هذه الأنظمة لا تتعرف على زمن الفعل، وصيغ الجمع، بل حتى على مرادفات الكلمات. فمثلاً إن كان مسؤول التوظيف يبحث عن “مدير مشروع”، فلن تظهر السيرة الذاتية ضمن نتائج البحث إذا كانت سيرتك الذاتية تتضمن عبارات مشابهة مثل” إدارة المشاريع”، أو “إدارة المشروعات” أو “مدير مشاريع”. تفطّن جيداً لهذه الفكرة.
ما هو سوق العمل الخفي ولماذا تلجأ إليه بعض الشركات؟
يشار إلى مصطلح (Hidden Job Market) بعبارة سوق العمل الخفي أو المخفي، وهو مصطلحٌ يشير إلى الوظائف وفرص العمل التي لا يوجد إعلان عنها أو إفصاح عن شواغرها عبر المنصات أو المواقع الرقمية.
قد تتساءل لماذا لا يُعلن أرباب العمل عن وظائف متاحة لدى شركاتهم؟ في الحقيقة هم يخفون عنك هذه الوظائف لأسباب عدَّة. منها عدمِ رغبتهم في صرف أموالٍ على الإعلانات، أو تفضيلهم الحصول على مرشحين موثوقين من خلال إحالات الموظفين ضمن الشركة نفسها (Employee Referrals).
كيف يمكن اكتشاف هذه الفرص المخفية في سوق العمل والوصول إليها؟
لا يقتصر بناء العلاقات المهنية على المعارف في أرض الواقع فحسب، بل من الممكن إيجاد الفرص من خلال توسيع شبكة معارفك عبر الإنترنت كمنصة لينكدإن مثلاً، ومشاركة أهدافك المهنية عليها، تكمن الخطوة الأولى في استنفاد جهدك في الجمع ما بين المعارف الفعليين، وإنشاء علاقات مهنية احترافية عبر منصاتك الرقمية. فعلى أرض الواقع انطلق مستفيداً من علاقاتك الحالية واحضر مناسبات متنوعة لزيادة شبكة معارفك وتوسيع مجالات تنوعها، وبادر بالانضمام إلى تجمعات مهنية، ودرب نفسك على خطاب المصعد – (Elevator Speech) (ويسمى أيضاً Elevator Pitch) هو حديث تعرف به عن نفسك ومجال عملك لشخص معك في المصعد خلال دقيقة أو اثنتين. أما على الصعيد الرقمي فاحرص على تحديث معلومات حساباتك على منصات التواصل الاجتماعي لتعكس مهاراتك وخبراتك، تواصل مع أرباب العمل الذين تريد العمل معهم، تدرّب أو تطوّع لدى الشركات التي تود العمل معها لاحقاً.
ما المقصود بخطاب التعريف (Cover Letter) وما مدى أهميته؟
خطاب التعريف هو مستند مرفق بطلب التوظيف يعكس هويتك الشخصية المميّزة إلى ربّ العمل، ويُكمِّل المعلومات المُدرَجة في سيرتك الذاتية. غير أنّ علامته الفارقة أنه يتوسّع في ذكر المهارات والإنجازات، ويسلّط الضوء على أفضل وأعظم نجاحاتك المهنية.
خطاب التعريف أكبر من كلمات مرصوفة على ورقة بيضاء. بل هو الناطق على لسانك بأنك أنت هو الشخص المطلوب والمرشّح الأمثل لشغل هذه الوظيفة، وأنَّك شغوف جداً بعملك ومتحمسٌ للعمل معهم، وأنّ من مصلحتهم أن تكون عضواً في فريقهم فأنت الحل لمشكلاتهم.
هذه هي الرسالة الأساسية التي يجب أن ينقلها خطاب التعريف، لذلك ينبغي لهذا الخطاب أن يتضمن:
- بيانات عن إنجازاتك وماذا ستقدّم لوظيفتك الجديدة
- استخدام لغة خطاب حماسية تتمتع بكونها حازمة ومهنية في آن معاً، كل ذلك ضمن قالب من الترتيب والتنسيق والتنظيم الأنسب
ما الطريقة العملية لكتابة خطاب التعريف؟
تأكد من أن خطاب التعريف يتضمن:
- اسمك
- رقم هاتفك
- بريدك الإلكتروني وتاريخ الخطاب
- اسم مدير التوظيف ومسماه الوظيفي
- اسم وعنوان الشركة التي تتقدم إليها
وبشكل اختياري يمكنك إضافة:
- مسمَّاك الوظيفي
- المدينة والدولة
- وسوم حساباتك على منصات التواصل الاجتماعي (فقط على لينكدإن وتويتر) أو رابط لموقعك الإلكتروني
وإن شئت إضفاء لمسة احترافية، قم باستخدام عنوان بريد إلكتروني معروف كما هو الحال مع (Gmail) مثلاً، أو استخدم اسم نطاقك الشخصي (إذا كنت تمتلك واحداً)، اجعل عنوان بريدك الإلكتروني مهنياً واكتب اسمك الأول واسم عائلتك فقط. لا تستخدم مثل هذه العناوين: ([email protected]) أو ([email protected]). وتجنب تماماً استخدام عنوان بريدك الإلكتروني في شركتك الحالية، وأخيراً تأكّد من تطابق معلومات التواصل معك وصحّتِها في كلّ من سيرتك الذاتية وخطاب التعريف وحساباتك على منصات التواصل الاجتماعي.
يفضل أن تقوم بما يلي:
- تبدأ خطاب التعريف بتحية مناسبة
- تحاول في الفقرة الأولى جذب اهتمام مدير التوظيف
- وفي الثانية إظهار مهاراتك وما ستقدّمه للشركة
- وفي الثالثة البرهان على أنَّك الموظف الأنسب لهذه الوظيفة
- ويمكنك اختتام خطاب التعريف بالتعبير عن تطلعك ورغبتك بالاجتماع معه شخصياً لبيان خبرتك ومهاراتك ومعرفتك في مساعدته على تحقيق أهدافه
ربما تسأل محرك البحث التخاطبي “بارد” أو “شات جي بي تي” عن وجبة إفطار لذيذة صبيحة يوم الجمعة فيجيبُك. لكن هل رأيت إبداعه حين تسأله كيف يمكنك كتابة خطاب تقديمي لوظيفتك الجديدة باستخدام شات جي بي تي ؟ جرّب ذلك حتماً ستنبهر.
هل لك ببعض النصائح الذهبية التي تقدمها للجمهور؟
قبل أن تكتب سيرتك الذاتية فكر بأنك من خلالها تخاطب مسؤول التوظيف، راغباً في لفت انتباهه إلى مقدار مناسبة مهاراتك وخبراتك للوظيفة الشاغرة، لذلك احرص على ما يلي:
- وصف إنجازاتك ببيانات وأرقام لتكون برهاناً على إنجازاتك
- وعلى التوازي من ذلك، قم بحذف المعلومات التي تشتّت الانتباه وتصرف العين عن أفضل مهاراتك
- عدّل المسمى الوظيفي القديم والخبرة السابقة إلى المفردات نفسها المذكورة في الوصف الوظيفي للشاغر الذي تود التقدم إليه مستخدماً الكلمات والمصطلحات نفسها
- وأخيراً لا تستخدم اسماً عشوائياً لملف سيرتك الذاتية