تعدّ المطالبات التي يقدّمها الموظفون إلى الشركات لاسترداد نفقاتهم خلال السفر أو العمل عن بعد ثاني أكبر تكلفة يمكن للشركات التحكّم فيها بعد الرواتب. لذلك، من المهم أن يكون لدى الشركات إرشادات واضحة حول سفر الموظفين ونفقاتهم تجنبًا للنفقات غير الضرورية، لا سيما أن المطالبات الاحتيالية باسترداد النفقات تشكل تهديدًا لأي شركة، بل إنها قد تترك عواقب مالية كبيرة في حال حدوث خطأ أو عدم اكتشاف مطالبة غير صحيحة.
وربما لا يفهم بعض الموظفين الإجراءات اللازم اتخاذها لتجنّب النفقات غير المتفقة مع لوائح النظام الداخلي للشركة. وفي المقابل، قد لا يرى موظفون آخرون أي مشكلة في وجود شيء من “المبالغة” في المطالبات باسترداد النفقات. إلا أن المدفوعات المكرّر صرفها أو المُبالَغ فيها أو الوهمية التي تدفعها الشركات لسداد المطالبات باسترداد النفقات ستتراكَم.
لأجل ذلك، ينبغي للشركات الحرص على وضع الإرشادات المؤسسية المناسبة لإدارة النفقات في مختلف الإدارات والأقسام.
وينصح الخبراء الشركات عند وضع السياسات الخاصة بضبط نفقات الموظفين أثناء السفر باتباع النصائح الخمس التالية:
1. تبسيط السياسات وتحديثها باستمرار
يجب أن تبدأ الشركات بوضع سياسة واضحة تحدّد ما يمكن للموظفين المطالبة به وما لا يمكنهم المطالبة به، ويجب وضع القواعد ببساطة، بطريقة يسهُل فهمها ويُتاح لجميع الموظفين الوصول إليها.
ولا بدّ من الحرص على تحديث السياسة بانتظام، فالسياسات سرعان ما تصبح قديمة في ظلّ تغير التشريعات أو التقدّم التقني.
2. تخصيص السياسات بما يحقق العدالة والمرونة
نظرًا لعدم وجود تشابه بين المطالبات باسترداد النفقات، فإن السياسة الجاهزة التي يُزعم بأنها تناسب الجميع ستخلق إزعاجًا. إذ سوف يتعين على بعض الموظفين، مثلًا، البحث لساعات للعثور على فندق أقلّ من الحدّ المسموح به نظرًا لأن السياسة المتبعة في الشركة مأخوذة من منطقة أخرى. لذلك، على الشركات إنشاء سياسات بإصدارات محلية تأخذ في الاعتبار مختلف التكاليف واللوائح التشريعية.
ولا ينبغي أن يكون أي موظف خارج تغطية النفقات إذا كان ينفق بطريقة معقولة، فقليل من المرونة في السياسة مطلوب لاستمرار نجاح الشركة في إدارة هذا المجال. كما أن الموظفين السعداء هم أكثر إنتاجية. ولعل ذلك من شأنه أن يزيد من معدل استبقائهم، وهو أحد العناصر الضرورية لنجاح الشركات على المدى الطويل.
3. إشراك الجميع في وضع السياسة
سواء كان الأمر يتعلق بموافقة القيادة العليا أو موافقة المديرين والموظفين، فإن النقاش مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة سيساعد في وضع سياسة مناسبة. وينبغي هنا تحديد المناطق الرمادية والمراجعات التي ستضمن الامتثال للسياسة على امتداد الشركة.
وعندما يتعلق الأمر بسياسات النفقات، فإن الحرص على فهم الموظفين لسبب وجودها سيعني أنهم سيكونون أكثر ميلًا لاتباع السياسة المفروضة.
4. التقنية صديقة للجميع في دعم الامتثال
يمكن للتقنية أن تدعم المديرين من ناحية ضمان الامتثال، فبإمكان حلول الأتمتة الإبلاغ عن المطالبات غير الممتثلة للسياسة والسماح للموظفين بإبداء ملاحظاتهم وضمان أن رفض مطالبة ما لن يبدو وكأنه عائد لأسباب شخصية. وتساهم الأتمتة في تحسين جوانب مختلفة من تجربة الموظف وتصل إلى دعم فرق الشؤون المالية لتتبع النفقات والإبلاغ في شأنها بدقة.
فإدارة النفقات لا تقتصر فقط على النظر في الموازنة المالية. إذ تُعدّ الكفاءة والقدرة على التحكّم في التكاليف من الأمور بالغة الأهمية التي تُعين في معرفة المَواطن التي يمكن فيها خفض التكاليف وتعزيز النمو في الأعمال التجارية.
وهنا، لا بدّ من الإشارة إلى أن الإجراءات اليدوية لا تُعد فقط طريقة غير فاعلة لإدارة نفقات الموظفين ولكنها تمثل صعوبات خلال عملية النمو والبقاء في دائرة المنافسة. فالإجراءات المؤتمتة التي تقلّل وقت تنفيذ الموظف للمهام الروتينية المتكررة، تتيح قضاء وقت أطول في العمل الاستراتيجي وتحسين الإنتاجية.
5. سرعة السداد
للسداد الفعال لمطالبات استرداد النفقات تأثير كبير في رضا الموظفين ومدى امتثالهم للسياسات.
وقد يكون تقديم المطالبات باسترداد النفقات أمرًا مرهقًا، لا سيما عند سداد مبلغ كبير مقدمًا أو خلال فترات الأعياد التي تزداد الحاجة فيها إلى المال. ولربما يزداد هذا الأمر سوءًا عندما يتأخر سداد المبالغ المستحقة.
ولعلّ التحكّم في مطالبات استرداد النفقات أمر معقد. غير أن وضع معايير وإجراءات للتحقق يسهّل على الموظفين الامتثال للسياسات ويمكن أن يساعد في تهدئة المشكلات وتبسيط الأمور.
في نهاية المطاف، تجد الشركات أن من المهمّ لها عندما يتعلق الأمر بمطالبات استرداد النفقات تخفيف الخسائر واكتشاف الأخطاء والأنشطة الاحتيالية ومنعها. وما الحرص على وضع المبادئ التوجيهية المناسبة، التي تضمن النفقات المرنة والعادلة، إلاّ الخطوة الأولى في الحفاظ بفاعلية على إدارة النفقات وضمان وضوحها والتحكم فيها.